Guida breve per nuovo utente 2018-09-20T15:14:59+00:00

BENVENUTO NELLA GUIDA
BREVE DI TWEPPY!

Tweppy non è mai stato uno strumento difficile da utilizzare, ma ☝ per poter essere sfruttato al meglio devono essere conosciute bene le 👨‍🏫 LOGICHE CHE STANNO ALLA BASE e le 🛠 PRINCIPALI FUNZIONALITÀ.

Ecco perchè abbiamo deciso, nell’ordine, di parlarti di:

  • Logiche dello strumento
  • Guida breve per poter essere operativo in pochissimo tempo
  • Guida più approfondita per imparare a usare le funzionalità più specifiche (collegamento esterno a questa pagina). 

Le informazioni sono molte, ti invitiamo a utilizzare i ↗ menu a tendina (in alto a destra in questa pagina) per recuperare velocemente le informazioni e, nel caso tu volessi 📑 stampare queste guide, ti basterà cliccare 👉 qui 👈 per andare alla versione stampabile. 

Buon lavoro! 😉

PRIMA DI COMINCIARE

Prima di cominciare, sappi che:

Si tratta di una applicazione Web

Soprattutto per chi è abituato con applicazioni installate sul proprio PC, bisogna comprendere le caratteristiche delle applicazioni web:
  • è possibile accedervi con le proprie credenziali da qualunque PC (ufficio, casa e/o ovunque mi trovi) e da smartphone/tablet (sia da browser che tramite app);
  • si possono avere più “sessioni” (per esempio, “schede” di Google Chrome) aperte contemporaneamente, così da poter avere sotto controllo informazioni diverse (una sessione con le email, una il calendario ecc.);
  • le prestazioni possono essere influenzate dal PC/Mac che si sta utilizzando e dalle prestazioni della connessione Internet;
  • antivirus presenti sul PC o blocchi sulla rete aziendale possono causare rallentamenti;
  • è fortemente consigliato utilizzare il browser Google Chrome, in quanto altri browser non sono in grado di eseguire alcune funzionalità di Tweppy.

Si tratta di un nuovo modo di gestire le informazioni

Chi non usa Tweppy organizza tipicamente le informazioni con bandierine, sottocartelle/tag, “segna come da leggere”, ecc.

Con Tweppy sono invece disponibili specifiche funzionalità per le diverse esigenze. 
 
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Tentare di replicare il modo con cui le informazioni e le attività da svolgere sono state organizzate fino ad oggi sul proprio client di posta, sarebbe un grave errore.
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Pronto a comprenderne la logica?

LOGICHE DI TWEPPY

1 – Attenzione ai contatori nella barra superiore
I contatori presenti nella barra superiore ti permettono di comprendere, in modo chiaro, quali sono le attività/azioni che devono essere svolte. 
In particolare:
  • il contatore sugli incarichi evidenzia quali sono gli incarichi che devi completare entro oggi e dove devi specificare una data (da pianificare). Giornalmente, l’obiettivo da perseguire è quello di portate tale contatore a zero, completando man mano gli incarichi svolti o posticipando (modificando la data di scadenza) quelli da pianificare, da fare entro oggi o scaduti.
  • il contatore sui messaggi evidenzia che ci sono messaggi non letti. Questi possono essere: 
  •  nuove email arrivate sulle tue caselle di posta;
  •  nuovi appuntamenti di calendario in cui siamo partecipanti (ma fissati da colleghi);
  •  email ricevute, inviate, note o appuntamenti di calendario che ci sono stati condivisi da colleghi;
  •  email ricevute, inviate, note o appuntamenti di calendario su cui uno o più colleghi hanno aggiunto commenti o documenti   nell’area di chat; 
  •  email ricevute, inviate, note o appuntamenti di calendario su cui Tweppy ha aggiunto commenti in area di chat a seguito di nuovi incarichi a noi destinati o all’apertura di email da parte di destinatari esterni (funzione di tracking).
  • il contatore sul calendario evidenzia che ci sono appuntamenti in arrivo;
  • il contatore sulle pratiche evidenzia che ci sono pratiche non gestite o pratiche di cui è richiesta la condivisione da un collega;
  • il contatore sui contatti evidenzia che ci sono contatti di cui è richiesta la condivisione da un collega;
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L’arrivo di nuovi messaggi, appuntamenti ecc. è accompagnato da una notifica. 
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2 – Qualsiasi cosa da fare è un incarico
A titolo esemplificativo:
  •  Devi ricordarti di rispondere ad una email? –>  è un incarico che crei sulla email a cui devi rispondere
  •  Devi gestire / far gestire una richiesta di offerta arrivata via email? –>  è un incarico che crei sulla email con la richiesta d’offerta
  •  Devi ricordarti di chiamare per ricevere conferma, il giorno prima di un appuntamento a calendario? –>  è un incarico che crei   sull’appuntamento
  •  Sei in attesa della risposta di una email che hai inviato? –> è un incarico che crei sulla email inviata
  •  Devi fare un rimborso riferito ad una trasferta? –>  è un incarico che crei sull’appuntamento “trasferta”
  •  Devi ricordarti di chiamare un cliente? –>  è un incarico che crei partendo dalla lista incarichi o dalla rubrica
  •  Devi ricordarti di montare le gomme da neve fra 6 mesi? –> crei un incarico con data entro la quale devi montare le gomme da neve
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Il tuo scadenzario sarà composto dagli incarichi non ancora completati.
Per questo motivo gli incarichi devono essere aggiornati.
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3 – Condividi & Collabora su ogni messaggio
Siamo abituati ad inoltrare le email. 
Con Tweppy, invece, si cerca sempre di non farlo, per non aumentare il già ingente traffico di messaggi. A titolo esemplificativo:
  •  Hai ricevuto una email che deve vedere il tuo collega? –>  non inoltrare il messaggio, usa la funzione “condividi”
  •  Stai inviando una email che deve vedere il tuo collega? –>  non serve metterlo in cc o ccn, usa la funzione “condividi” al termine dell’invio
  •  Vuoi far sapere ad un collega che sarai ad un appuntamento giovedì? –>  condividigli l’appuntamento, ma non inoltrargli niente
  •  Vuoi condividere gli appunti presi durante una telefonata? –> registra l’evento “telefonata” e condividilo con i colleghi che lo devono sapere
Per ogni email, appuntamento o nota è disponibile l’area di chat per collaborare tra i colleghi coinvolti, scambiandosi commenti e allegati.
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Condividere e collaborare ti permetterà di ridurre notevolmente il numero di messaggi!
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4 – Ogni cosa in Tweppy si riferisce ad un contatto di rubrica

Abbinare gli indirizzi email a contatti di rubrica e inserire correttamente i partecipanti negli eventi pianificati (appuntamenti) o registrati (eventi) automatizza la tracciabilità delle informazioni e ne facilita notevolmente la ricerca.

A titolo esemplificativo:
  •  Hai ricevuto o inviato email? –> verifica che l’indirizzo email sia in rubrica e abbinalo al giusto contatto
  •  Hai pianificato un appuntamento da clienti? –> metti come partecipanti i contatti del cliente che incontrerai
  •  Hai ricevuto una telefonata da un fornitore e devi informare un collega? –> registra un evento “telefonata” tra te e il contatto del fornitore, poi condividilo con il collega
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La rubrica di Tweppy è condivisa tra gli utenti
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5 – Le pratiche sono indispensabili per organizzare le informazioni di processo

Per configurare e utilizzare correttamente le pratiche è necessario confrontarsi con il project manager di Tweppy.

In linea di principio:
  •  Per ogni richiesta d’offerta devi aprire una pratica collegata al contatto che ha fatto la richiesta;
  •  All’interno di ogni pratica metti tutte le email, appuntamenti, eventi, documenti, ecc., che si riferiscono a quella specifica pratica;
  •  Se devi rifare le pareti dell’ufficio, apri una pratica collegata alla mia azienda e inserisci i preventivi ricevuti, il bonifico eseguito, le fatture   ricevute ecc.  Finiti i lavori, chiudi la pratica;
  •  Se assumi un nuovo dipendente, apri una pratica collegata al suo contatto: all’interno metti documenti, accordi, attività future programmate   (es. visite mediche);
  •  Se vuoi condividere tutti i messaggi, documenti, ecc. di una pratica ad un collega, gli condividi l’intera pratica;
  •  Non devi creare pratiche da utilizzare come contenitori generici. Infatti, in poco tempo troverai un sacco di confusione (es: una   pratica “ordine” dove inserisco tutti gli ordini ricevuti quest’anno). Ci sono altre strade per gestire questi casi (es: tag), pertanto   ti consigliamo di consultare il consulente di Tweppy.
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La pratica descrive e raccoglie le informazioni del processo a cui si riferisce.
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6 – I contenuti di un messaggio si classificano tramite TAG e ALIAS
Tramite i TAG puoi classificare il contenuto di un messaggio mentre tramite l’ALIAS puoi descriverlo.
A titolo esemplificativo:
  •  Se ricevo una fattura d’acconto, il TAG da mettere è “FATTURA RICEVUTA” e l’alias “ACCONTO ACQUISTO MERCE”;
  •  Se ricevo una fattura di saldo, il TAG da mettere è “FATTURA RICEVUTA” e l’alias “SALDO ACQUISTO MERCE”;
  •  Una email che contiene una richiesta d’offerta va classificata con un TAG “RICHIESTA OFFERTA”;
  •  Una email inviata con un’offerta con applicato lo sconto rivenditori, va classificata con TAG “OFFERTA INVIATA” e alias “PROPOSTO   SCONTO RIVENDITORI”.
I TAG sono da pre-configurare con il supporto del consulente e possono far scatenare incarichi in modo automatico (versione automation).
L ‘alias è una descrizione che velocizza l’identificazione del messaggio durante la fase di ricerca.
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Classificare i messaggi ne velocizza enormemente la ricerca.
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Hai compreso le logiche alla base di Tweppy? Sicuro? Allora puoi passare al prossimo articolo

Gestire correttamente le email in entrata con Tweppy

Usare Tweppy come un tradizionale client di posta può creare grande disagio. 
All’arrivo di una nuova email sopraggiunge una notifica e viene aggiornato il contatore dei messaggi da leggere. Ti abituerai presto al fatto che non è significativo capire su quale casella è arrivato. Tuttavia, se all’inizio lo ritieni fondamentale, puoi usare i filtri presenti in seconda finestra (guarda video)
Ricevuta la email, ecco cosa devi fare: 
 
  • Caso A :  il contenuto è spam e/o non ti interessa –> cancella il messaggio. Se molte email che ricevi sono spam, parlane con il consulente di Tweppy il quale ti darà delle soluzioni per ridurre il traffico di messaggi inutili.
  • Caso B :  non devi farci nulla in quanto se ne occupa un tuo collega –> leggi il messaggio. Se capita frequentemente, parlane con il consulente di Tweppy che ti darà indicazioni su come ridurre il numero di notifiche su messaggi che non ti riguardano o che sono già stati presi in carico da colleghi (ed è quindi inutile che tu li veda).
  •  Caso C : il contenuto ti riguarda / devi fare qualcosa. In questo caso è fondamentale operare nel modo di seguito descritto:
  1. Classifica il messaggio (Tag e/o Alias) –> faciliterà la ricerca/individuazione e creerà gli incarichi se sono state impostate le automation.
  2. Se ci sono cose da fare (rispondere alla email? fare un’offerta? ecc.), crea immediatamente i corrispondenti incarichi. 
  3. Se devi mettere colleghi a conoscenza del contenuto, condividi loro il messaggio.
  4. Se l’indirizzo non è in rubrica, aggiungilo.
  5. Se il messaggio si riferisce ad un processo, crea la pratica o aggiungilo ad una esistente.

Qualora tu non abbia tempo di leggerne immediatamente il contenuto, utilizza il comando “leggi dopo”
PS: i 5 punti sopra indicati, una volta presa dimestichezza con il sistema, vengono completati in pochi secondi e facilitano notevolmente il tuo lavoro e quello dei tuoi colleghi.

Gestire correttamente le email in uscita con Tweppy

Rispondere/inoltrare una email oppure inviare una nuova email con Tweppy non è cosa molto diversa da come lo si fa su un tradizionale client di posta, ad eccezione dei seguenti punti:
  • Per informare colleghi del contenuto, non serve usare la “cc” o la “ccn”: una volta inviata la email, la si può condividere.
  • E’ possibile rispondere con un indirizzo email diverso da quello che ha effettivamente ricevuto la email.
  • Una volta inviata la email, nella dashboard messaggi il contenuto può essere classificato con tag alias.
  • Una volta inviata, si possono utilizzare gli incarichi quale promemoria (es: sono in attesa di una risposta entro quel giorno).

Gestire le cose da fare con Tweppy

Per gestire correttamente le cose da fare di Tweppy è necessario prima avere ben chiaro come utilizzare gli incarichi.
Considera che al termine di ogni giornata lavorativa, il contatore dei tuoi incarichi dovrebbe essere a zero. Per ottenere ciò:
  • un incarico deve essere contrassegnato come “completato” quando viene eseguito;
  • qualora non riesci a completare un incarico entro oggi, devi aggiornare la data di probabile completamento;
  • gli incarichi da pianificare vanno aggiornati con la data di probabile completamento.
Impara ad usare gli incarichi anche da mobile per ricordarti qualunque cosa o per assegnare a colleghi cose da fare. Eliminerai le dimenticanze ma, sopratutto, faciliterai notevolmente la comprensione delle cose da fare e relative priorità.

GUIDA ALL’USO

CAPITOLO 1

Come gestire un’email in entrata

Uno degli errori che si commette con maggiore frequenza è quello di utilizzare Tweppy al pari di un client di posta: Tweppy non è un sistema di posta elettronica, bensì uno strumento organizzativo che permette anche di consultare e rispondere ai messaggi di posta, con l’intento di facilitare la gestione delle informazioni in essi contenute.

In tal senso nella vostra lista dei messaggi troverete:

  • email in entrata
  • email in uscita
  • le email che i vostri colleghi, a vario titolo, hanno scelto di condividere con voi
  • gli appuntamenti di calendario (sia quelli a cui partecipiamo sia quelli a cui siamo interessati)
  • le note interne scambiate per varie comunicazioni
  • i commenti dei colleghi relativi a email, note e appuntamenti.
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Per ogni messaggio (email, note e appuntamenti), potrai:

A)

  • condividere il messaggio con i colleghi (in base anche alle logiche di team);
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B)

  • capire cosa ci hanno fatto i colleghi visualizzatori del messaggio (se lo hanno già letto, se lo hanno cancellato, se si sono assegnati un incarico, ecc.) (B);
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C)

  • inserire uno o più TAG per classificare il contenuto del messaggio (C);
    N.B. la lista dei tag tra cui scegliere è configurata direttamente dal vostro responsabile
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D)

  • modificare internamente l’oggetto dell’email per descriverne il contenuto (alias dell’oggetto) (D);
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Inoltre, la toolbar di contenuto (E), composta da tre pulsanti (presente alla destra del messaggio), permette di:

@ Guida breve per nuovo utente
  • inserire mittenti e destinatari in anagrafica, qualora non fossero presenti, e procedere alla loro profilazione (numero di telefono, azienda di riferimento); N.B. I contatti inseriti in anagrafica sono visibili a tutti i colleghi, salvo diversa indicazione
  • consultare le informazioni di dettaglio dei contatti;
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collaborazione Guida breve per nuovo utente
  • creare gruppi di discussione con tutti i visualizzatori del messaggio o con una parte di essi, per scambiare messaggi e file che resteranno legati a quel messaggio;
  • visionare le notifiche di tutti gli eventi accaduti su quel messaggio (condivisioni, notifiche del tracking, inserimento del messaggio all’interno di una pratica, ecc.);
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incarichi Guida breve per nuovo utente
  • assegnare o assegnarsi incarichi che finiranno direttamente nella propria o altrui lista delle cose da fare;
  • visionare gli incarichi attivi e completati presenti sul messaggio.
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FAQ

  1. Se cambio l’alias dell’oggetto di una email in entrata, il mio destinatario riceverà l’email di risposta con il nuovo oggetto? NO, l’alias è una modifica solamente interna al proprio ambiente Tweppy. Serve unicamente a me e ai miei colleghi per capire immediatamente il contenuto di un’email.
  2. La modifica all’oggetto di un’email è permanente? NO. Una volta modificato l’oggetto dell’email, per eliminarlo basterà cancellarlo, e l’email tornerà ad avere il suo oggetto originale. In ogni caso, un alias è sempre modificabile con un altro. (NB. l’oggetto viene modificato solo per la specifica email su cui vado a lavorare, non anche sulle eventuali risposte che partono o arrivano da quella email).
  3. Se rispondo all’email, chi la riceve vede i commenti di chat? NO, i commenti non vengono inseriti nell’email di risposta.
  4. Se un collega cancella un’email, la cancella anche a me? NO, vedrai sotto il suo nome che lui l’ha cancellata. Ognuno gestisce autonomamente le email nel proprio profilo.
  5. Se voglio che un collega prenda visione di un’email che è arrivata sulla mia casella personale, devo inoltrargliela? NO, è sufficiente che gliela condividi tramite la toolbar di contenuto.

Per la guida avanzata sui messaggi, 👉 clicca qui 👈

GUIDA ALL’USO

CAPITOLO 2

Inviare un’email

Per inviare una nuova email con Tweppy, è sufficiente accedere alla sezione ‘Messaggi’ della toolbar di comando e cliccare sul bottone + Nuovo messaggio e poi Nuova email , (barra nera in alto accanto alla tab pratiche).
N.B. Se voglio scrivere a un mio collega non devo utilizzare le email, bensì le note.

Tweppy presenterà la seguente maschera in pop-up:

email in uscita 1 Guida breve per nuovo utente
  1. In questa zona si inseriscono il destinatario/i destinatari dell’email. Per condividere l’email con un collega non serve metterlo in cc o ccn, sarà sufficiente condividergli il messaggio al termine dell’invio. È possibile anche inviare una medesima email a una lista di contatti tramite la Lista di distribuzione;
  2. In questa zona si può scegliere con quale degli indirizzi a nostra disposizione inviare l’email. È l’amministratore di sistema che stabilisce tali permessi;
  3. In questa zona si inserisce l’oggetto dell’email;
  4. Nel caso dovessimo inviare anche degli allegati, è sufficiente aggiungerli in questa parte.
  5. Fleggando il riquadro corrispondente è possibile aggiungere o meno la firma. Anche in questo caso la firma è impostata dall’amministratore di sistema;
  6. Una volta completata la creazione dell’email, per inviarla è sufficiente cliccare sul bottone corrispondente;
  7. Per tutte le altre funzionalità disponibili sul composer email, si consiglia di visionare la sezione apposita.
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Dopo l’invio dell’email (ma anche dopo la creazione di una nota o di un appuntamento), il sistema apre la seguente schermata in cui è possibile subito organizzare il proprio e l’altrui lavoro a partire dall’email appena inviata:

email in uscita 2 Guida breve per nuovo utente
  1. In questa parte viene mostrato lo stato di invio del messaggio e cliccando su ‘mostra’ viene riaperto il messaggio;
  2. Qui è possibile modificare internamente l’oggetto dell’email per descriverne il contenuto (alias dell’oggetto);
  3. Si possono inserire uno o più TAG per classificare il contenuto del messaggio;
  4. In questa sezione è possibile condividere il messaggio con i colleghi interessati e assegnare o assegnarsi uno o più incarichi legati all’email. Per assegnare l’incarico è sufficiente passare con il mouse sopra il visualizzatore interessato e cliccare sul simbolo della bandiera;
  5. In questa sezione è possibile inserire il messaggio all’interno di una pratica già esistente o crearne una nuova. Il sistema suggerisce alcune pratiche (secondo un algoritmo di pertinenza), se la pratica corrispondente non è tra quelle presentate, è sufficiente cliccare sul simbolo della lente per ricercarne delle altre.
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FAQ

  1. Chiunque può inviare con il mio indirizzo email? No, è l’amministratore di sistema che stabilisce con quali indirizzi email può inviare ciascun utente.
  2. Con Tweppy è possibile mandare messaggi di gruppo? Sì, Tweppy permette di mandare messaggi a liste di contatti create nella rubrica o a liste di indirizzi da inserire direttamente al momento della creazione della mail.
  3. Tweppy dà la possibilità di inviare messaggi pre-compilati? Sì, in Tweppy si possono creare dei modelli email, condivisibili con i colleghi o privati.
  4. Se invio un’email con Tweppy la trovo nell’altro sistema di posta? Sì, anche se dipende soprattutto dalla configurazione della tua casella.

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GUIDA ALL’USO

CAPITOLO 3

Inserire un contatto in anagrafica

Tweppy gestisce contatti di tipo persona e di tipo azienda e i relativi legami tra loro. Ovvero è possibile inserire sotto un contatto di tipo azienda tutte le persone facenti parte di essa e associare, allo stesso tempo, a un contatto di persona l’azienda (o le aziende) per cui lavora, definendone il ruolo.

Per inserire un nuovo contatto in anagrafica, è sufficiente accedere alla sezione ‘Contatti’ della toolbar di comando, cliccare sul bottone + Nuovo Contatto e scegliere se inserire una Nuova Persona o una Nuova Azienda. Al termine della compilazione si clicca su ‘Salva’ e nella schermata successiva il sistema richiederà, nella colonna di sinistra, informazioni di contatto quali email, telefoni, social, indirizzi.

anagrafica Guida breve per nuovo utente
  • Nella colonna di destra, invece, vengono mostrati altri campi utili a profilare ulteriormente il contatto in anagrafica. Questi campi vengono stabiliti direttamente dall’amministratore di sistema e possono essere creati ad hoc sia per i contatti di tipo persona sia per quelli di tipo azienda.
  • Due campi, invece, sono presenti su tutti i contatti e sono le Note e le Liste di distribuzione. Il campo note serve per inserire informazioni sul contatto che non sono declinabili in altri campi di profilazione. Il campo liste di distribuzione serve, invece, per creare delle liste di contatti a cui inviare una medesima email.
  • E’ inoltre possibile stabilire, per ogni contatto presente in anagrafica, a che Business Unit appartiene e che tipologia di persona è all’interno di quella business unit (fornitore, cliente, lead, ecc.). Sia le business unit che le varie relazioni all’interno di queste sono definite dall’amministratore di sistema.
icona video tutorial Guida breve per nuovo utente

FAQ

  1. E’ possibile collegare ad un contatto azienda sia persone che altre aziende? No, posso solo collegare ad un’azienda più persone e ad una persona più aziende.
  2. Posso inserire un contatto in più liste di distribuzione? Sì, è possibile inserire il contatto in quante liste si vuole.
  3. I contatti che inserisco in anagrafica li possono visualizzare anche i miei colleghi? Sì, salvo diverse impostazioni.

Per la guida avanzata sull’anagrafica, 👉 clicca qui 👈

GUIDA ALL’USO

CAPITOLO 4

Organizzare un appuntamento

Per accedere alla sezione del calendario è necessario cliccare sull’icona “Calendario”, presente nella toolbar di comando.

Ti si presenterà una schermata divisa in due, la parte sinistra con i tuoi appuntamenti di oggi (evidenziata in verde), quella destra con la visualizzazione del tuo calendario della settimana in corso (evidenziata in rosso).

calendario Guida breve per nuovo utente

Per creare un nuovo appuntamento futuro, clicca “+ Nuovo evento”. Nella finestra a pop-up che ti appare, ti appariranno le seguenti voci:

  • Chi: puoi aggiungere altri partecipanti (tu sei già incluso di default)
  • Cosa: tipo di appuntamento (le tipologie sono modificabili dall’amministratore di sistema)
  • paperclip Guida breve per nuovo utente : puoi allegare file all’appuntamento
  • reperibile Guida breve per nuovo utente: puoi decidere se sei reperibile o meno durante questo specifico appuntamento
  • dettagli pubblici o privati Guida breve per nuovo utente : puoi decidere se i dettagli dell’evento siano pubblici o privati
  • Dettagli: eventuali note
  • Inizio e fine: orario di inizio e fine dell’appuntamento
  • trasferta Guida breve per nuovo utente : Cliccando sull’icona dell’automobile è possibile impostare il tempo di trasferta
  • Luogo: luogo dell’appuntamento
  • Oggetto: oggetto dell’appuntamento
  • evento da organizzare Guida breve per nuovo utente : puoi segnare l’appuntamento come “da organizzare”, ovvero da completare
  • Proposto” o “Pianificato”: indica se è una proposta di appuntamento o se è stato fissato
  • Organizzatore: organizzatore dell’appuntamento
  • Partecipanti (riga che ti appare solo se hai inserito altri partecipanti alla voce “Chi”): lista dei partecipanti aggiunti.
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C’è anche la possibilità di inserire partecipanti esterni al tuo ambiente di Tweppy, mandandogli un invito. Per fare questo:

  1. Aggiungi un partecipante esterno al tuo ambiente di Tweppy alla voce “Chi”;
  2. Ti apparirà l’icona “Invita” in alto a destra nella stessa finestra a pop-up. Cliccala, e si circonderà di un cerchio verde
  3. Accanto alla voce “Organizzatore” ti apparirà una nuova funzionalità, “Invia inviti da”. Clicca su “seleziona…” e seleziona l’indirizzo email da cui vuoi far partire l’invito;
  4. Ora, alla voce “Partecipanti”, clicca sul nome (che vedrai di colore rosso) e seleziona l’indirizzo email che ti apparirà;
  5. Cliccando “Salva” l’invito verrà inviato.
icona video tutorial Guida breve per nuovo utente

Nella dashboard che ti apparirà a questo punto, puoi fare tante cose:

  • taggare l’evento: lo vedremo più avanti
  • aggiungere dei visualizzatori, ovvero colleghi che potranno visualizzare i dettagli dell’evento ma non saranno partecipanti
  • assegnare un incarico pre o post appuntamento: andando in hover con il mouse sopra all’avatar di un partecipante e cliccando la bandierina di destra, mi si aprirà la finestra “nuovo incarico”. Andando in hover con il mouse sopra il mio avatar e cliccando la bandierina di sinistra, mi auto assegnerò un incarico.
  • associare l’evento ad una pratica (che vedremo tra poco).
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FAQ

  1. È possibile gestire gli appuntamenti degli altri utenti? Sì, se si è autorizzati si possono creare appuntamenti per gli altri utenti o renderli partecipanti ai propri.
  2. Se modifico un appuntamento viene segnalato a tutti i partecipanti? Sì, se vengono effettuate modifiche sensibili all’appuntamento e lascio acceso il tasto ‘Invita’, il sistema invita nuovamente tutti i partecipanti.
  3. È possibile modificare i tipi di appuntamento? Si, può farlo l’amministratore di sistema.
  4. Posso associare un incarico ad un appuntamento? Sì, nel momento in cui creo un appuntamento si genera un elemento con le stesse funzioni di note ed email (chat e possibilità di assegnare incarichi).
  5. Se aggiungo come partecipanti ad un appuntamento contatti che non fanno parte di Tweppy, che email di notifica riceveranno? Riceveranno un’email di richiesta conferma in cui verrà generato un file inseribile in qualunque calendario.

Per la guida avanzata sul calendario, 👉 clicca qui 👈

GUIDA ALL’USO

CAPITOLO 5

Gestire le cose da fare

  • Per ricordarsi o ricordare ai colleghi le cose da fare, ci sono gli incarichi. Rispondere a una email, pagare una fattura, fare un’offerta, segnarsi che qualcuno deve inviarti dei documenti, verificare interesse su un’offerta, ecc., sono solo alcuni esempi sull’utilizzo degli incarichi, a cui va abbinata una data di scadenza.
  • Gli incarichi possono riguardare una email in entrata, in uscita, una nota o un appuntamento e possono essere auto-assegnati (lo assegno a me stesso), assegnati a un collega o assegnati da un collega.
  • Quando si assegna un incarico, automaticamente il collega diventa visualizzatore della email, nota o appuntamento a cui esso è legato; anche se il messaggio era già stato visto dal collega, l’attribuzione dell’incarico gli viene notificata ed è a te chiaro (o a lui se è lui ad affidartelo) se è stata vista o meno l’assegnazione. Se qualcosa non gli è chiaro o hai bisogno di dettagliare maggiormente quello che deve fare, potete utilizzare la chat (anche privatamente) per chiarirvi.
  • Per accedere alla sezione degli incarichi, Clicca su “Incarichi”, ovvero la prima icona in alto a sinistra nella toolbar di comando.
  • Ti si presenterà una schermata che ti mostrerà i tuoi incarichi presenti e passati, che non hai ancora contrassegnato come “completati”.
  • Gli incarichi sono classificati in base al giorno in cui avrebbero dovuto essere completati. In cima alla lista ci saranno sempre gli incarichi urgenti (se ce ne sono) e quelli il cui completamento è dovuto entro oggi.
  • Fin da qui posso vedere dunque data e ora entro cui completare un incarico, chi me l’ha assegnato, e quale sia il contesto. Clicco su un incarico e mi trovo all’interno del suo contesto: una mail, una nota o un appuntamento.
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CASO 1. Voglio assegnare un incarico a partire da un contesto, in questo caso un’email (ma sarebbe la stessa cosa se fossi all’interno di un altro contesto). Clicco la bandierina in alto a destra, poi clicco “+ Nuovo incarico”.

Nella finestra che mi si apre a pop-up, decido:

  • a chi assegnare l’incarico (me stesso o un collega)
  • Il tipo di incarico di cui si tratta (da fare, chiamare, attesa feedback, ecc)
  • Se l’incarico sia “pianificato”, posso decidere giorno e ora in cui questo debba essere eseguito.
  • Se l’incarico è “da pianificare” lascio la sua pianificazione al destinatario dell’incarico (non è una cosa urgente); se è invece una cosa da svolgere il prima possibile, clicco “urgente”.
  • Nella barra sottostante posso aggiungere delle note o commenti.
  • Clicco “salva” e l’incarico finirà nella lista delle cose da fare del destinatario dello stesso.
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CASO 2. Voglio assegnare un incarico ma non c’è un contesto di partenza: ad esempio, voglio mettermi un reminder di cambiare le gomme dell’auto. Clicco “Incarichi” nella toolbar di comando, “+ Nuovo incarico”. Mi si apre a pop-up la stessa finestra di prima, da cui posso andare a stabilire i dettagli dell’incarico.

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  • Hai completato l’incarico? Bene! Torna nella lista incarichi, vai in hover sull’incarico in questione e fai click sulla spunta che esce in sovraimpressione in basso a destra sull’incarico stesso.
  • Vuoi modificare un incarico? Fai la stessa cosa, me invece di cliccare sulla spunta, fallo sull’icona della matita immediatamente sopra all’icona di spunta.
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FAQ

  1. Dove vedo gli incarichi assegnati? Tutti gli incarichi vengono visualizzati nella sezione incarichi, raggiungibile tramite la bandierina nella toolbar di comando.
  2. Il sistema mi notifica tutti gli incarichi? No, notifica solo quelli a scadenza o già scaduti.
  3. Come vedo gli incarichi futuri? Cliccando sulla barra grigia indicante il periodo della scadenza degli incarichi ho la possibilità di scegliere quali incarichi vedere.
  4. Posso vedere gli incarichi completati? Sì, ho la possibilità di vedere gli incarichi completati personali, assegnati da me e dal mio team. Posso vedere in che data sono stati completati e filtrarli sulla base della loro tipologia.

Per la guida avanzata sugli incarichi, 👉 clicca qui 👈

GUIDA ALL’USO

CAPITOLO 6

Gestire le pratiche

Tweppy dà la possibilità di raggruppare degli elementi (messaggi, appuntamenti, allegati, ecc.) all’interno di pratiche.

Le pratiche, concettualmente, sono delle particolari cartelle in cui andiamo ad inserire elementi riferiti a un determinato contatto (sia esso persona o azienda) che riguardano un dato argomento (processo) che prevede un inizio ed una fine.

Come creare una nuova pratica?

  • Per creare una nuova pratica, clicca su “pratiche” nella toolbar di comando, in seguito “+ Nuovo”. Scegli la tipologia di pratica che vuoi aprire (le tipologie sono impostabili dall’amministratore di sistema) e cliccaci sopra.
  • Nella finestra che ti si apre a pop-up, Tweppy ti chiede di inserire un contatto di riferimento della pratica (in genere, il nome del cliente o dell’azienda coinvolta in quel processo (ma può anche essere il mio nome, o la mia azienda).
  • Posso andare a definire immediatamente un titolo alla pratica (cosa che mi aiuterà nell’andare a ritrovarla) e aggiungere o rimuovere visualizzatori della stessa. Fatto questo, clicca “Salva” in alto a destra nella finestra a pop-up, e la pratica è creata.
icona video tutorial Guida breve per nuovo utente

Come associare ora un contenuto (email, nota, appuntamento) già esistente ad una pratica?

  • Nella lista dei messaggi, clicca sull’icona alla sinistra del contenuto in oggetto (apparirà l’icona “+” con la scritta “associa”).
  • Nella finestra che si aprirà a pop up, Tweppy mi suggerirà (in base ai contatti coinvolti) alcune pratiche a cui associare il contenuto. Se in questi suggerimenti non c’è la pratica che cerco, clicco sulla lente Guida breve per nuovo utente , e nella barra di ricerca scrivo il contatto a cui quella pratica è associata. Trovata la pratica corretta, vado in hover con il mouse e clicco “associa”.
  • Se mi trovo qui, e la pratica non esiste ancora, clicco su  nuova pratica Guida breve per nuovo utente  per creare una nuova pratica. Scelgo la tipologia e profilo la pratica come visto poche righe sopra.
icona video tutorial Guida breve per nuovo utente

FAQ

  1. Posso associare un elemento a più pratiche? Sì, tuttavia gli eventuali messaggi di chat presenti sul primo messaggio non verranno copiati sul nuovo elemento
  2. Posso associare una pratica a più clienti? No, la pratica viene associata ad un solo cliente (persona o azienda).
  3. Si può riaprire una pratica chiusa? Sì.
  4. Come posso riconoscere agilmente le pratica che ho creato io da quelle degli altri? Nella sezione delle pratiche, nella barra a fondo pagina, posso filtrare le pratiche create da me perché sono raggruppate nella sottosezione ‘in carico’ (NB.: solo le pratiche ancora aperte saranno visibili in questa sezione).

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