Da un’organizzazione “funzionale”

ad una per processi

Qualunque organizzazione, indipendentemente da dimensione e settore, è caratterizzata da processi e sottoprocessi, atti a trasformare l’input in output

Da un’organizzazione “funzionale” ad una per processi

Qualunque organizzazione, indipendentemente da dimensione e settore, è caratterizzata da processi e sottoprocessi, atti a trasformare l’input in output

La stragrande maggioranza delle PMI è caratterizzata da un’organizzazione di tipo “funzionale”; attraverso la definizione di un organigramma, vengono stabilite gerarchie di reparto e assegnati processi e mansioni.

Nell’organizzazione funzionale è logico pensare che la supervisione delle risorse e del loro operato competa alla figura responsabile. Difficilmente una figura di back office (seppur posizionata nello staff del responsabile), è titolata a monitorare una rete agenti impartendo ordini. Inoltre, quando un richiesta di informazioni viene avanzata da un’altra funzione aziendale, la priorità con cui questa la gestisce è legata soprattutto alla qualità dei rapporti instaurati.

A titolo di esempio, se una figura commerciale necessita di un dato dall’amministrazione, non essendo queste funzioni in gerarchia tra loro, la priorità con cui l’amministrazione gestisce la richiesta non è pianificabile, a meno che non si interpelli la proprietà come arbitro assoluto.

Cosa significa “approcciare per processi“.

Approcciare all’organizzazione per processi significa invece definire per ogni processo quali sono le attività previste, i tempi di attraversamento, il grado di priorità nei confronti degli altri processi aziendali e quale figura è nominata come responsabile del processo stesso, indipendentemente dal suo coinvolgimento nell’esecuzione delle specifiche attività di processo.

Nel caso dell’esempio fatto su un processo commerciale, se la figura di back office viene nominata responsabile del processo di gestione dell’offerta, si trova automaticamente titolata a pretendere un feedback da un agente a 7 giorni dall’invio dell’offerta (se questo è stato definito come KPI di processo), indipendentemente dal suo ruolo gerarchico.

Ancora una volta, a titolo di esempio, qualora un processo commerciale preveda la preparazione di un documento amministrativo entro 1 giorno dalla richiesta al reparto, la figura nominata a capo di quel processo si troverà titolata a sollecitare l’amministrazione in caso di eventuali ritardi.

L’organizzazione per processi è una vera e propria evoluzione del sistema funzionale e permette di fare un enorme passo in avanti in termini di produttività & efficienza. Infatti, mentre nel tradizionale sistema organizzativo è determinante l’abilità della singola risorsa nel gestire i carichi di lavoro assegnando le priorità sulla base di una sensibilità propria, nell’organizzazione per processi sono i processi stessi che determinano con quali priorità sono da gestire le attività.

Cosa serve ad un’organizzazione per passare da un modello funzionale ad uno per processi?

Tenendo conto che molte aziende si trovano a gestire processi molto diversi tra loro, è possibile attuare questo importantissimo cambiamento adottando una soluzione software di processo abbinata ad una corretta mappatura del lavoro e produttività, partendo prima dai processi più sensibili per il cliente.

Oggi, infatti, le PMI più efficienti, produttive e pronte allo sviluppo hanno una organizzazione per processi, dove la gerarchia passa in secondo piano rispetto all’obiettivo di processo. A titolo di esempio, nel caso di organizzazione per processi, una figura di back office è in grado di coordinare una rete agenti senza posizionarla in una gerarchica superiore.

L’obiettivo di Tweppy non è fornire una soluzione software all’impresa, bensì condividere anni di esperienza maturati sui temi della produttività aziendalegestione del clienteefficienza e sviluppo organizzativo.

   Un ottimo supporto

Tweppy è veramente un ottimo supporto. Siccome molte delle nostre attività sono ripetitive e possono essere raggruppate in processi, Tweppy aiuta a lavorare e a ragionare per processi, facendo in modo che per ogni tipologia di attività, il sistema vada a distribuire gli incarichi in automatico alle persone dello studio.

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Grazie all’automazione di Tweppy, ho una chiara visione dello stato attuale di tutti i processi di vendita e dei progetti presso i nostri clienti.

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   Finalmente processi e attività sotto controllo

Da diverso tempo cercavamo uno strumento di workflow management che potesse ottimizzare i processi della nostra azienda e permetterci di avere sotto controllo le attività. Tutto questo l’abbiamo trovato in Tweppy, e con grandissima soddisfazione coordiniamo le attività dei collaboratori e affiliati, con processi razionali e ottimizzati.

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La stragrande maggioranza delle PMI è caratterizzata da un’organizzazione di tipo “funzionale”; attraverso la definizione di un organigramma, vengono stabilite gerarchie di reparto e assegnati processi e mansioni.

Nell’organizzazione funzionale è logico pensare che la supervisione delle risorse e del loro operato competa alla figura responsabile. Difficilmente una figura di back office (seppur posizionata nello staff del responsabile), è titolata a monitorare una rete agenti impartendo ordini. Inoltre, quando un richiesta di informazioni viene avanzata da un’altra funzione aziendale, la priorità con cui questa la gestisce è legata soprattutto alla qualità dei rapporti instaurati.

A titolo di esempio, se una figura commerciale necessita di un dato dall’amministrazione, non essendo queste funzioni in gerarchia tra loro, la priorità con cui l’amministrazione gestisce la richiesta non è pianificabile, a meno che non si interpelli la proprietà come arbitro assoluto.

Cosa significa “approcciare per processi“.

Approcciare all’organizzazione per processi significa invece definire per ogni processo quali sono le attività previste, i tempi di attraversamento, il grado di priorità nei confronti degli altri processi aziendali e quale figura è nominata come responsabile del processo stesso, indipendentemente dal suo coinvolgimento nell’esecuzione delle specifiche attività di processo.

Ecco che, nel caso dell’esempio fatto su un processo commerciale, se la figura di back office viene nominata responsabile del processo di gestione dell’offerta, si trova automaticamente titolata a pretendere un feedback da un agente a 7 giorni dall’invio dell’offerta (se questo è stato definito come KPI di processo), indipendentemente dal suo ruolo gerarchico.

Ancora una volta, a titolo di esempio, qualora un processo commerciale preveda la preparazione di un documento amministrativo entro 1 giorno dalla richiesta al reparto, la figura nominata a capo di quel processo si troverà titolata a sollecitare l’amministrazione in caso di eventuali ritardi.

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Oggi, infatti, le PMI più efficienti, produttive e pronte allo sviluppo hanno una organizzazione per processi, dove la gerarchia passa in secondo piano rispetto all’obiettivo di processo. Ecco che, a titolo di esempio, nel caso di organizzazione per processi, una figura di back office è in grado di coordinare una rete agenti senza posizionarla in una gerarchica superiore.

L’obiettivo di Tweppy non è fornire una soluzione software all’impresa, bensì condividere anni di esperienza maturati sui temi della produttività, efficienza e sviluppo organizzativo.

 Un ottimo supporto

Tweppy è veramente un ottimo supporto. Siccome molte delle nostre attività sono ripetitive e possono essere raggruppate in processi, Tweppy aiuta a lavorare e a ragionare per processi, facendo in modo che per ogni tipologia di attività, il sistema vada a distribuire gli incarichi in automatico alle persone dello studio.

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