Orientamento per processi

E’ un vero e proprio modo di vivere l’impresa, dove le attività svolte dai collaboratori, nelle diverse funzioni aziendali, vengono razionalizzate in uno o più processi specifici le cui modalità di svolgimento sono progettate con i principi della soddisfazione del bisogno e dell’efficienza del sistema organizzativo.

L’orientamento per processi non è complesso da attuare, è trasversale al settore di business e alla dimensione dell’organizzazione e trova particolare applicazione dove transitano molte informazioni via emailsu carta o a voce, dove ci sono decisioni da prendere, dove ci sono attività che ogni risorsa organizza a proprio modo e dove ci sono riunioni frequenti.

ORIENTAMENTO PER PROCESSI

E’ un vero e proprio modo di vivere l’impresa, dove le attività svolte dai collaboratori, nelle diverse funzioni aziendali, vengono razionalizzate in uno o più processi specifici le cui modalità di svolgimento sono progettate con i principi della soddisfazione del bisogno e dell’efficienza del sistema organizzativo.

L’orientamento per processi non è complesso da attuare, è trasversale al settore di business e alla dimensione dell’organizzazione e trova particolare applicazione dove transitano molte informazioni via emailsu carta o a voce, dove ci sono decisioni da prendere, dove ci sono attività che ogni risorsa organizza a proprio modo e dove ci sono riunioni frequenti.

Come cambia il sistema organizzativo?

Nell’approccio per processi, il principale obiettivo è soddisfare il bisogno alla base del processo stesso, ottimizzando al meglio il tempo dedicato dalle risorse coinvolte. Ne consegue una attenta progettazione dei tempi e metodi, da cui scaturiscano priorità e scadenze per le diverse risorse coinvolte e un sistema di archiviazione delle informazioni che ne permetta una rapida condivisione. Per gestire eventuali criticità nonché per il coordinamento dello stato di avanzamento, la gestione per processi prevede la nomina di un process owner che possa operare trasversalmente alle diverse funzioni aziendali. Inoltre, ogni attività svolta dai collaboratori presuppone l’attribuzione di un effort di tempo e di un esito di chiusura, elementi fondamentali che permettono di costruire report strategici dai quali trarre importanti conclusioni per l’ottimizzazione dei processi stessi.

Senza un chiaro orientamento per processi, le risorse dell’organizzazione si trovano ad operare con il principale obiettivo di completare le attività di competenza, pianificandole sulla base del carico di lavoro e organizzando le informazioni con gli strumenti “di comodo”. Ne consegue che, qualora sia necessario coinvolgere più risorse in cascata per portare a termine un determinato processo, ci si trova a far fronte a numerosi solleciti interni per contrastare uno stato di avanzamento discontinuo e numerose riunioni interne per una condivisione delle informazioni.

Esempio – la gestione di una richiesta commerciale vista per processi.

Di fronte ad una richiesta commerciale da parte di un potenziale cliente (processo esterno), un corretto approccio per processi parte dal presupposto che il principale obiettivo è soddisfare al meglio il bisogno del cliente in termini di aspettative sugli output del processo. Nella fattispecie, se l’intento del potenziale cliente (anche se non esplicitato), è quello di ottenere informazioni per un eventuale acquisto futuro, il processo deve essere progettato diversamente rispetto al caso di un il cliente sia concretamente interessato all’acquisto in tempi brevi. Partendo dal presupposto che entrambi i bisogni vanno soddisfatti, confondere le due situazioni e quindi, i due processi, sarebbe un certo insuccesso su più fronti.  Infatti, non verrebbero soddisfatte, né le aspettative del cliente in quanto si troverebbe coinvolto in attività non compatibili con l’obiettivo, né l’azienda, in quanto le risorse dedicherebbero tempo per attività non necessarie. 

L’approccio per processi prevede un’attenta analisi delle esigenze del cliente e la progettazione di più processi in grado di rispondere alle diverse esigenze, ognuno di questi ottimizzato in termini di attività.  Una volta progettato correttamente il processo, monitorare gli stati di avanzamento, automatizzarne alcune fasi ed avere una reportistica chiara di come intervenire per migliorare i livelli di conversione, diventa cosa estremamente semplice.

Come cambia il sistema organizzativo?

Nell’approccio per processi, il principale obiettivo è soddisfare il bisogno alla base del processo stesso, ottimizzando al meglio il tempo dedicato dalle risorse coinvolte. Ne consegue una attenta progettazione dei tempi e metodi, da cui scaturiscano priorità e scadenze per le diverse risorse coinvolte e un sistema di archiviazione delle informazioni che ne permetta una rapida condivisione. Per gestire eventuali criticità nonché per il coordinamento dello stato di avanzamento, la gestione per processi prevede la nomina di un process owner che possa operare trasversalmente alle diverse funzioni aziendali. Inoltre, ogni attività svolta dai collaboratori presuppone l’attribuzione di un effort di tempo e di un esito di chiusura, elementi fondamentali che permettono di costruire report strategici dai quali trarre importanti conclusioni per l’ottimizzazione dei processi stessi.

Senza un chiaro orientamento per processi, le risorse dell’organizzazione si trovano ad operare con il principale obiettivo di completare le attività di competenza, pianificandole sulla base del carico di lavoro e organizzando le informazioni con gli strumenti “di comodo”. Ne consegue che, qualora sia necessario coinvolgere più risorse in cascata per portare a termine un determinato processo, ci si trova a far fronte a numerosi solleciti interni per contrastare uno stato di avanzamento discontinuo e numerose riunioni interne per una condivisione delle informazioni.

Esempio – la gestione di una richiesta commerciale vista per processi.

Di fronte ad una richiesta commerciale da parte di un potenziale cliente (processo esterno), un corretto approccio per processi parte dal presupposto che il principale obiettivo è soddisfare al meglio il bisogno del cliente in termini di aspettative sugli output del processo. Nella fattispecie, se l’intento del potenziale cliente (anche se non esplicitato), è quello di ottenere informazioni per un eventuale acquisto futuro, il processo deve essere progettato diversamente rispetto al caso di un il cliente sia concretamente interessato all’acquisto in tempi brevi. Partendo dal presupposto che entrambi i bisogni vanno soddisfatti, confondere le due situazioni e quindi, i due processi, sarebbe un certo insuccesso su più fronti.  Infatti, non verrebbero soddisfatte, né le aspettative del cliente in quanto si troverebbe coinvolto in attività non compatibili con l’obiettivo, né l’azienda, in quanto le risorse dedicherebbero tempo per attività non necessarie. 

L’approccio per processi prevede un’attenta analisi delle esigenze del cliente e la progettazione di più processi in grado di rispondere alle diverse esigenze, ognuno di questi ottimizzato in termini di attività.  Una volta progettato correttamente il processo, monitorare gli stati di avanzamento, automatizzarne alcune fasi ed avere una reportistica chiara di come intervenire per migliorare i livelli di conversione, diventa cosa estremamente semplice.

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