la sindrome della staffetta… ritardi? riunioni perenni?

Non è un errore, è la verità..  All’interno di una qualunque organizzazione, per piccola essa sia, mettere d’accordo più persone non è semplice, specie nel stabilire le priorità di ognuno.


 ritardi? riunioni perenni? 


“Mi chiamo Marco Bettin e da oramai 15 anni mi occupo di organizzazione aziendale e sviluppo d’impresa che affronto frequentemente come Temporary Manager.
Oltre 200 progetti di riorganizzazione , affrontati in tantissimi settori e dimensioni aziendali, mi permettono di darvi la soluzione a un problema che affligge il 99% delle organizzazioni e spesso è la principale causa del fallimento dell’ impresa. 
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le priorità prioritarie

Non è un errore, è la verità..  All’interno di una qualunque organizzazione, per piccola essa sia, mettere d’accordo più persone non è semplice, specie nel stabilire le priorità di ognuno.  Il cliente che sollecita per la seconda volta un’ offerta al back-office è  una chiara priorità che non può essere però evasa in quanto in attesa della risposta dal commerciale con il prezzo dedicato, il cui commerciale però ha come priorità rispondere a un cliente direzionale ma per poterlo fare deve attendere un dato dal tecnico che, a sua volta, ha come priorità fornire disegni alla produzione per produrre una macchinario in ritardo rispetto alla data di consegna prevista.. nel frattempo, l’ufficio acquisti deve ordinare componenti ma sta attendendo conferma dal tecnico e dal commerciale … 
Questo garbuglio di priorità condizionate  rappresenta la quotidianità per il 99% delle aziende, indipendente dal settore dell’impresa, e cresce con il crescere della dimensione aziendale o con la riduzione dei tempi di consegna che causa, naturalmente, una crescita delle priorità. Chi ne risente? il bilancio e quindi gli investitori, le risorse, il tuo clienti e fornitori… ovvero, tutti.

la sindrome della staffetta

Le aziende che soffrono nella gestione delle priorità sono affette dalla sindrome della staffetta.  In cosa consiste? moltissimi processi aziendali sono processi in serie, dove le risorse si condizionano reciprocamente nel proprio operato. Esattamente come un sistema ad ingranaggi, il malfunzionamento di uno di questi genera effetti sull’intera catena cinematica.
Ecco che bastano poche risorse inefficienti nel gestire le proprie scadenze (anche una sola in taluni casi) che all’interno dell’intera organizzazione si propaga un effetto devastante che va a ridurre drasticamente il livello di efficienza.

il termometro per capire se sei affetto

Per capire quanto la tua organizzazione è affetta dalla sindrome della staffetta ti offro un semplice termometro: quante riunioni fate per lo stato di avanzamento? durante le riunioni, quante persone coinvolte si presentano senza documentazione, senza prendere appunti e hanno le braccia conserte? quante email interne di sollecito ci sono e quante persone sono coinvolte in cc? 
Più pronunciati sono questi aspetti e più la tua organizzazione è affetta dalla sindrome della staffetta

la risorsa giusta non l’hanno ancora inventata

Molti imprenditori addossano alla mancanza delle giuste risorse la del problema: la realtà dei fatti è che gli skill delle risorse appartenenti ad un’organizzazione sono per natura eterogenei;  pertanto è fisiologico che all’interno di un sistema organizzativo ci siano risorse con differenti capacità nel gestire al meglio il proprio carico di lavoro e quindi stabilire le priorità prioritarie, ma non per questo non sono adeguate per svolgere la loro professione.  La soluzione al problema non si può cercare all’interno delle risorse.
E’ compito dell’organizzazione  costruire un sistema organizzativo in grado di sopperire alle difficoltà del singolo. 

il palliativo dei responsabili improduttivi

Le aziende più strutturate cercano rimedio tramite l’introduzione di figure responsabili alla pianificazione che si occupano esclusivamente di coordinare i processi e stabilire le priorità all’interno dei singoli reparti.  Tale soluzione è spesso un palliativo che dopo poco amplifica il problema: le riunioni crescono a dismisura, le risorse smettono di tentare,  i costi della struttura esplodono, i tempi di attraversamento del processo triplicano perdendo di attrattività verso nuovi clienti.

l’azienda padronale e il “sommo decisore” 

Le aziende padronali hanno una cura molto più invasiva: il sommo decisore, che coincide spesso con una figura della proprietà che, in modo del tutto non programmato, crea, ad insindacabile giudizio, una scaletta delle priorità dinamica.. il criterio illogico non è compreso dalle risorse le quali, lo interpellano con costanza generando un effetto plafond sullo sviluppo organizzativo: il sommo decisore si sente indispensabile e ne soffre, le risorse smettono di pensare e le possibilità di crescita si riducono ai minimi termini.


la vera cura si chiama “teamWORK” 

E’ facilmente dimostrabile che la sindrome della staffetta è spesso causa di un pessimo clima all’interno di un’ organizzazione e uno scarso senso di appartenenza da parte delle risorse: spendere gran parte del proprio tempo in attività improduttive e dover costantemente sollecitare colleghi nell’ottenere informazioni è la principale causa di malumori. 
Lavorare in TEAM significa far funzionare adeguatamente la catena cinematica organizzativa, mettendo in condizioni le risorse di supportarsi reciprocamente nell’operato, meglio se in modo incondizionato dalla reciproca simpatia.  Il  punto di partenza per raggiungere l’obiettivo sono gli strumenti di lavoro con cui, ognuno di noi, si trova ad interagire gran parte del nostro tempo.

lavorare in team significa tenere in due il testimone 

Lavorare in TEAM significa assegnarti un incarico potendo comprendere il tuo carico di lavoro, ma al tempo stesso, aiutandoti nel ricordare l’avvicinarsi della scadenza. 
Lavorare in TEAM significa non dover fare in due la stessa operazione: aggiungere un dettaglio in rubrica che tu possa trovare contestualmente all’incarico che devi svolgere oppure inserire documenti o informazioni in una pratica che lavoriamo a 4 mani.

il teamwork non può essere una convenzione, deve essere strutturale

Creare teamwork puntando sull’iniziativa delle singole risorse o sulle convenzioni è un grave errore che consuma energie nel progettarlo ma si esaurisce nel breve periodo. 
 Il teamwork deve essere strutturale all’interno dell’organizzazione , deve funzionare a prescindere.. 

il tuo strumento di posta va cambiato.. subito

La principale causa di sindrome della staffetta all’interno di un’organizzazione è lo strumento di posta elettronica
Dico questo con certezza in quanto gli strumenti di posta elettronica che vengono utilizzati in azienda sono completamente inadeguati per risolvere le esigenze organizzative e supportare l’operato delle singole risorse. Infatti, nonostante sia lo strumento più usato da ogni risorsa (aspetto che inibisce l’utilizzo in parallelo di altri strumenti come CRM o strumenti collaborativi), non consente di  gestire le assegnazioni e gli incarichi in modo adeguato e non permette di vivere in modo collaborativo la quotidianità del lavoro. 

gli incarichi vanno gestiti.. tutti

Non importa il ruolo che abbiamo all’interno della nostra organizzazione: siamo parte di una catena cinematica che non può incepparsi per causa nostra.  Quando inoltriamo una email generando un incarico,  come facciamo a ricordarci che entro una certa data attendiamo risposta? e chi lo riceve, come fa a ricordarsi di evaderlo?  come facciamo a sapere quante cose ha da fare colui a cui lo assegniamo?
I sistemi di posta tradizionali ci permettono di contrassegnare un incarico o inventarci artifizi di sottocartelle per gestirli.. ma sono spesso convenzioni o scelte individuali, iniziative incontrollabili della singola risorsa.. e anche se tentiamo di costruire liste condivise, scaricare app dedicate,  ci sarà sempre quell’incarico veloce, a cui riteniamo non serva dedicarci del tempo per “tracciarlo”,  che genererà un sollecito e sarà elemento di intoppo della catena cinematica. Inoltre, ci sarà la risorsa che per ricordarsi di fare qualcosa che gli è stato assegnato telefonicamente, creerà un post-it che uscirà da qualunque logica di controllo. 

voglio un solo strumento, dove due click sono troppi

Lavorare in TEAM significa poter condividere email, note, contenuti con colleghi senza generare confusione… assegnare un incarico e aver chiaro le cose che ho da fare, che ha da fare il mio collega, quelle prioritarie e quelle dove siamo in ritardo. Uno strumento solo, che mi permette di gestire al meglio il mio quotidiano, che mi permetta di dedicare le mie energie a fare quello che so meglio fare e non a ricordarmi quello che devo e dovrò fare.


voglio uno strumento intelligente, voglio tweppy

si chiama tweppy e la vera garanzia che è la soluzione che fa per te è che è stato sviluppato da chi conosce bene il problema, da chi sa che le risorse sono eterogenee nelle competenze: a qualcuna piace smanettare e qualcuna ha difficoltà nell’usare uno strumento informatico, qualcuna è ordinata ma qualcuna va guidata. Tutte le risorse sono indispensabili e devono essere funzionali nella catena cinematica.
Tweppy è uno strumento semplice ma potentissimo che porta la risorsa al centro del team, organizzandola, supportandola, facendola sentire parte di una organizzazione che funziona.  
Tweppy è per tutti: è una vera rivoluzione.

la cura di un male non si può rimandare

la tua organizzazione sta consumando energie inutili tutti i giorni, sta perdendo occasioni presenti sul mercato a causa della sua inefficienza, inefficienza che paghi ogni singolo minuto: REAGISCI !!
tweppy è la vera cura, funziona subito.

2018-07-30T14:52:06+00:00